Wie erstelle ich ein Kündigungsschreiben für den Job?

Ein Kündigungsschreiben ist ein formales Dokument, das die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses regelt. Es muss bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen und sollte professionell formuliert sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein rechtssicheres und professionelles Kündigungsschreiben erstellen und welche Aspekte Sie bei einer Kündigung beachten sollten. Außerdem stellen wir Ihnen Muster für Kündigungsschreiben zur Verfügung.

Kündigen in Deutschland – Was Sie beachten müssen

Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen richten sich nach dem Arbeitsvertrag oder den gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich gilt laut § 622 BGB:

• Während der Probezeit: 2 Wochen Kündigungsfrist
• Nach der Probezeit: Je nach Betriebszugehörigkeit gestaffelt (mindestens 4 Wochen)
• Befristete Arbeitsverträge: Eine Kündigung ist nur möglich, wenn dies im Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde.
• Für Arbeitgeber: Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Kündigungsfrist für den Arbeitgeber (bis zu 7 Monate bei über 20 Jahren Betriebszugehörigkeit).
• Besondere Kündigungsfristen: In Tarifverträgen oder individuellen Arbeitsverträgen können abweichende Fristen geregelt sein. Prüfen Sie Ihren Vertrag genau.
• Kündigung aus wichtigem Grund: Eine fristlose Kündigung ist in Ausnahmefällen möglich, wenn schwerwiegende Gründe vorliegen.

Sonderkündigungen - Besondere Kündigungsfälle

• Kündigung in der Probezeit (Ordentliche Kündigung erforderlich): Meist mit einer Frist von 2 Wochen möglich, kann aber individuell im Vertrag geregelt sein.
• Kündigung während der Elternzeit (Nur durch Arbeitgeber möglich, besondere Schutzregelungen greifen): Eine Kündigung durch den Arbeitgeber ist oft nicht zulässig.
• Betriebsbedingte Kündigung (Ordentliche Kündigung erforderlich): Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass eine Weiterbeschäftigung unmöglich ist.
• Fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer (Außerordentliche Kündigung erforderlich): Möglich, wenn schwerwiegende Gründe wie ausstehende Gehaltszahlungen oder unzumutbare Arbeitsbedingungen vorliegen.
• Aufhebungsvertrag (Kein Kündigungsschreiben erforderlich, einvernehmliche Beendigung): Diese kann vorteilhaft sein, wenn beide Parteien sich ohne Streit trennen möchten.
• Kündigung aus gesundheitlichen Gründen (Ordentliche oder außerordentliche Kündigung möglich, je nach Fall): Falls die Weiterarbeit aus medizinischer Sicht nicht mehr möglich ist.
• Kündigung wegen Mobbing oder Diskriminierung (Außerordentliche Kündigung möglich, falls keine Abhilfe geschaffen wird): Wenn der Arbeitgeber keine Abhilfe schafft.
• Änderungskündigung (Ordentliche Kündigung mit neuem Vertragsangebot erforderlich): Kündigung mit gleichzeitigem Angebot eines neuen Arbeitsvertrags mit geänderten Konditionen.
• Kündigung wegen Unternehmensinsolvenz (Ordentliche Kündigung erforderlich): Falls der Arbeitgeber zahlungsunfähig ist und den Betrieb einstellen muss.
• Kündigung aus persönlichen Gründen (Ordentliche Kündigung erforderlich): Etwa bei einem Umzug in eine andere Stadt oder einem Berufswechsel, der einen Verbleib im Unternehmen unmöglich macht.
• Kündigung wegen Arbeitszeitbetrug (Fristlose Kündigung durch Arbeitgeber möglich): Falls nachgewiesen wird, dass ein Arbeitnehmer vorsätzlich Arbeitszeiten manipuliert oder nicht erfüllt.
• Kündigung aufgrund grober Pflichtverletzung (Fristlose Kündigung durch Arbeitgeber möglich): Etwa bei Diebstahl, Betrug oder anderen schweren Verstößen gegen den Arbeitsvertrag.

 

Richtig kündigen: Tipps für einen guten letzten Eindruck

• Das Kündigungsschreiben persönlich übergeben und den Empfang bestätigen lassen oder per Einschreiben versenden.
• Ein positiver Abschied bewahrt ein gutes Arbeitszeugnis und Referenzen.
• Professionelle Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen pflegen.
• Nachfolgeregelungen für Projekte treffen.

Wichtige Bestandteile eines Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben muss klar und präzise formuliert sein. Folgende Elemente sind unverzichtbar:

• Ihr Name und Ihre Anschrift (oben auf dem Schreiben)
• Datum (das Datum, an dem das Schreiben verfasst wird)
• Empfänger (Arbeitgeber) mit vollständiger Adresse
• Betreff („Kündigung meines Arbeitsverhältnisses“ oder „Ordentliche Kündigung“)
• Klare Kündigungserklärung („Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum …“)
• Hinweis auf die Einhaltung der Kündigungsfrist
• Bitte um eine schriftliche Kündigungsbestätigung
• Dank für die Zusammenarbeit (optional)
• Unterschrift mit Vor- und Nachname

Welche Kündigungsarten gibt es?

1. Ordentliche (fristgerechte) Kündigung durch den Arbeitnehmer
2. Außerordentliche (fristlose) Kündigung durch den Arbeitnehmer
3. Aufhebungsvertrag als Alternative zur Kündigung

Vorlagen für Kündigungsschreiben

1. Ordentliche (fristgerechte) Kündigung durch den Arbeitnehmer

Was ist eine ordentliche Kündigung?

Diese Kündigung erfolgt unter Einhaltung der vertraglichen oder gesetzlichen Kündigungsfrist. Eine Begründung ist nicht erforderlich. Sie wird häufig genutzt, wenn Sie sich beruflich neu orientieren möchten oder ein besseres Jobangebot erhalten haben.

Für Arbeitnehmer gelten folgende Bestimmungen:

Allgemeine Kündigungsgründe: Anders als ein Arbeitgeber kann sich ein Arbeitnehmer dafür entscheiden, keinen Grund für die Kündigung des Arbeitsvertrags anzugeben. Die Kündigung kann auch ohne Angabe eines bestimmten Kündigungsgrundes oder einer Kündigungserklärung erfolgen. 

Kündigungsfrist bei einer ordentlichen Kündigung:
Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung sind aus folgenden Gründen abweichende Kündigungsfristen zu beachten:

• Arbeitsvertrag
• Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung
• Gesetz

Bei der Festlegung der Kündigungsfrist ist zunächst zu klären, ob der Tarifvertrag auf das zu beendende Arbeitsverhältnis Anwendung findet. Wenn für das Arbeitsverhältnis ein Tarifvertrag gilt, geht dessen Kündigungsfrist vor. Die Kündigungsfrist kann durch einen Tarifvertrag verlängert oder verkürzt werden. Dies gilt nur dann, wenn im Arbeitsvertrag eine für den Arbeitnehmer günstigere (also längere) Kündigungsfrist vereinbart ist (sog. Günstigkeitsprinzip).

Format: Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben werden.
Tipp: Unter Schriftform versteht man in diesem Zusammenhang nur die Papierform. § 623 BGB schließt eine Kündigung in elektronischer Form ausdrücklich aus.

 

Kündigungsschreiben Vorlage - Ordentliche (fristgerechte) Kündigung:

 

Max Mustermann 
Musterstraße 1
12345 Musterstadt 

[Datum] 

Firma XYZ
Personalabteilung
Firmenstraße 2 

54321 Arbeitsstadt 

Betreff: Ordentliche Kündigung meines Arbeitsverhältnisses 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis bei [Firmenname] fristgerecht zum [Datum]. Ich halte mich dabei an die im Arbeitsvertrag vereinbarte Kündigungsfrist von [X] Wochen/Monaten. 

Ich bitte Sie, mir den Erhalt dieses Schreibens sowie das Beendigungsdatum schriftlich zu bestätigen. Zudem bitte ich um ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. 

Ich danke Ihnen für die gute Zusammenarbeit und wünsche dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg. 

Mit freundlichen Grüßen 

Max Mustermann 

2. Außerordentliche (fristlose) Kündigung durch den Arbeitnehmer

Was ist eine außerordentliche Kündigung?

Unter einer außerordentlichen Kündigung versteht man in der Praxis meist eine fristlose Kündigung. Während bei einer ordentlichen Kündigung eine bestimmte Kündigungsfrist einzuhalten ist, endet das Arbeitsverhältnis bei einer außerordentlichen Kündigung in der Regel sofort. Die Einhaltung vereinbarter oder gesetzlicher Kündigungsfristen ist nicht erforderlich

Allgemeine Kündigungsgründe für Arbeitgeber:
Der Arbeitgeber kann außerordentlich kündigen, wenn schwerwiegende Verfehlungen vorliegen, wie grobe Beleidigung, Diebstahl,  oder erneute Arbeitsverweigerung.

Allgemeine Kündigungsgründe für Arbeitnehmer:
Sie können außerordentlich kündigen, wenn der Arbeitgeber z. B. Ihren Lohn nicht zahlt, Sie dauerhaft mobbt, sexuell belästigt werden oder schwerwiegende Sicherheitsmängel am Arbeitsplatz bestehen.

Kündigungsfrist bei einer außerordentlichen Kündigung:
Für eine außerordentliche Kündigung gibt es grundsätzlich keine Frist, auch nicht die Mindestkündigungsfrist nach § 169 SGB IX. Deshalb spricht man auch von einer fristlosen Kündigung. Das Arbeitsverhältnis endet in der Regel sofort mit der Kündigung.

Format: Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben werden.
Tipp: Unter Schriftform versteht man in diesem Zusammenhang nur die Papierform. § 623 BGB schließt eine Kündigung in elektronischer Form ausdrücklich aus.

 

Kündigungsschreiben Vorlage - außerordentliche (fristlose) Kündigung Arbeitnehmer:

 

Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt 

[Datum] 

Firma XYZ
Personalabteilung
Firmenstraße 2 

54321 Arbeitsstadt 

Betreff: Fristlose Kündigung meines Arbeitsverhältnisses 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung gemäß § 626 BGB. Grund für diese außerordentliche Kündigung ist [z. B. ausstehende Gehaltszahlungen]. 

Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung sowie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. 

Mit freundlichen Grüßen 

Max Mustermann 

3. Aufhebungsvertrag als Alternative zur Kündigung

Was ist ein Aufhebungsvertrag?

Ein Aufhebungsvertrag ist eine einvernehmliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die das Arbeitsverhältnis beendet. Im Gegensatz zur Kündigung, welche einseitig erfolgt, wird der Aufhebungsvertrag von beiden Parteien gemeinsam beschlossen. Der Vertrag regelt nicht nur das Ende des Arbeitsverhältnisses, sondern kann auch spezifische Bedingungen, wie etwa Abfindungen oder Arbeitszeugnisse, festlegen.

Gründe für einen Aufhebungsvertrag
Es gibt verschiedene Beweggründe, weshalb beide Parteien einen Aufhebungsvertrag in Erwägung ziehen. Häufige Gründe sind:

• Veränderungen im Unternehmen: Umstrukturierungen oder wirtschaftliche Schwierigkeiten können dazu führen, dass Arbeitsplätze abgebaut werden.
• Persönliche Gründe: Arbeitnehmer möchten möglicherweise aus privaten Gründen das Unternehmen verlassen, sei es aufgrund eines Umzugs oder einer beruflichen Neuorientierung.
• Konflikte am Arbeitsplatz: Anhaltende Spannungen oder Konflikte zwischen Mitarbeitern oder mit Vorgesetzten können den Wunsch nach einer einvernehmlichen Trennung fördern.
• Flexibilität: Ein Aufhebungsvertrag kann oft schneller und flexibler gestaltet werden als die reguläre Kündigungsfrist.

Kündigungsfristen für einen Aufhebungsvertrag
Da ein Aufhebungsvertrag eine einvernehmliche Regelung darstellt, sind gesetzliche Kündigungsfristen in der Regel nicht relevant. Die Parteien können individuell festlegen, zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis enden soll. Dies ermöglicht eine schnellere Beendigung im Vergleich zu einer regulären Kündigung, bei der bestimmte Fristen

 eingehalten werden müssen.

Format: Der Aufhebungsvertrag muss schriftlich verfasst werden, um rechtlich bindend zu sein. Es empfiehlt sich, alle relevanten Punkte klar und deutlich zu formulieren, einschließlich der Beendigungsmodalitäten, etwaiger Abfindungen und aller anderen wichtigen Vereinbarungen. Beide Parteien sollten den Vertrag unterzeichnen und jeder sollte eine Kopie des Dokuments erhalten.

Vor- und Nachteile eines Aufhebungsvertrags
Vorteile:

• Einvernehmliche Lösung: Beide Parteien stimmen den Bedingungen zu, was zu einem harmonischeren Abschluss führen kann.
• Flexibilität: Individuelle Vereinbarungen bezüglich des Ausstiegs sind möglich.
• Vermeidung von Kündigungsschutzklagen: Durch eine einvernehmliche Trennung können rechtliche Auseinandersetzungen vermieden werden.

Nachteile:

• Verzicht auf Kündigungsschutz: Arbeitnehmer geben mit der Unterzeichnung oft einen Teil ihrer Rechte auf, insbesondere in Bezug auf Kündigungsschutz.
• Möglicher Verlust von Ansprüchen: Der Vertrag könnte Regelungen enthalten, die für den Arbeitnehmer nachteilig sind, beispielsweise in Bezug auf Abfindungen oder Resturlaub.
• Ungewissheit: In einigen Fällen kann unklar bleiben, welche Ansprüche nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht werden können.

Insgesamt stellt der Aufhebungsvertrag eine häufig genutzte Möglichkeit dar, das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu beenden, birgt jedoch sowohl Chancen als auch Risiken, die sorgfältig abgewogen werden sollten. Es wird dringend geraten, den Aufhebungsvertrag rechtlich prüfen zu lassen, um mögliche Nachteile und rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

 

 

Disclaimer:

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FAQ zum Kündigungsschreiben

→ 1. Muss ich eine Kündigung begründen?

Nein, eine ordentliche Kündigung benötigt keine Begründung.

→ 2. Wie übergebe ich meine Kündigung sicher?

Am besten per Einschreiben mit Rückschein oder persönlich gegen eine Empfangsbestätigung.

→ 3. Wie lang ist die Kündigungsfrist?

Die Frist ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder dem BGB (§ 622)

→ 4. Kann ich während der Probezeit kündigen?

Ja, mit einer Frist von meist zwei Wochen.

→ 5. Darf ich Resturlaub nach der Kündigung nehmen?

Ja, oder er muss ausbezahlt werden.

→ 6. Kann mein Arbeitgeber mich nach der Kündigung freistellen?

Ja, wenn es vertraglich vereinbart oder beidseitig gewünscht ist.

→ 7. Welches Datum sollte in dem Kündigungsschreiben stehen?

Ein Datum sollte zwingend angegeben werden. Der Zeitpunkt der Kündigung muss klar erkenntlich sein. Entweder „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ oder das konkrete Datum. Gleichen Sie dazu die Kündigungsfristen ab.